АИС «Электронное личное дело» - система для автоматизации процессов ведения личных дел сотрудников и ретроспективного сканирования бумажных экземпляров личных дел.
ВОЗМОЖНОСТИ
подокументное хранение электронных документов личных дел в PDF-формате в иерархической структуре рубрикатора;
оперативное формирование личных дел посредством перемещения электронных документов внутри разделов личного дела;
автоматическое формирование внутренней описи электронного личного дела;
сканирование, в том числе потоковое, и распознавание бумажных единиц хранения и комплектов документов личных дел;
атрибутирование и контроль качества электронных образов комплектов документов в составе единиц хранения;
атрибутивный, контекстный и полнотекстовый поиск информации в документах личных дел;
формирование статистической и аналитической отчетности;
разграничение прав доступа к исходным данным, картотекам и компонентам.
АРХИТЕКТУРА
архитектура системы централизованная и представлена как «Сервер базы данных – Сервер приложений – Клиент»;
сервер агрегированной базы реализован на основе промышленной СУБД, электронное хранилище информационных ресурсов разработано в архитектуре «Клиент – Сервер, СУБД -PostgreSQL 9.3»;
сервер приложений, реализующий прикладную логику функционирования системы, представлен в виде многопоточного автономного серверного Java-приложения;
основной пользовательский интерфейс построен на технологии «толстый клиент»; может гибко настраиваться без программирования.
ЯДРОМ СИСТЕМЫ ЯВЛЯЮТСЯ СЛЕДУЮЩИЕ КОМПОНЕНТЫ
«Картотека дел» - обеспечивает формирование картотеки и комплектование личных дел. Информация по личному делу заносится в регистрационную карточку, которая содержит информацию о персоне и перечень всех документов личного дела, представленных в электронном виде;
«Организационно-распорядительные документы» - обеспечивает учет и хранение организационно-распорядительных документов, представленных в электронном виде. Карточка такого документа содержит краткую информацию о документе и ссылку на личное дело, в котором присутствует данных документ;
«Сканирование дел» - обеспечивает хранение электронного образа и атрибутивной информации о комплекте документов.
Основными (базовыми) объектами, данные о которых хранятся и обрабатываются АИС «Электронное личное дело», являются: личное дело, документ, файл образа документа.
АРХИТЕКТУРА
разработана на базе платформы отечественной разработки;
учитывает специфику федеральных органов власти;
пользовательские интерфейсы и техническая поддержка системы на русском языке;
гибкость при формировании и настройке пользовательского интерфейса;
наличие готовой функциональности по управлению электронными документами;
наличие развитых механизмов управления доступом и обеспечения информационной безопасности системы;
сокращение затрат за счет возможности решения нескольких задач автоматизации на единой программной платформе.
ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АИС «Электронное личное дело» обеспечивает автоматизацию процесс ведения личных дел сотрудников в Министерстве Иностранных Дел РФ.
В организации имеется многолетний бумажный архив личных дел организации, включающий в себя актуальные и архивные документы. Единица хранения имеет сложную структуру. Состояние документов варьируется, в том числе имеются ветхие документы, сшитые разделы. Система позволяет создать единое централизованное хранилище и оптимизировать работу с архивными документами. Работа с электронными копиями сохраняет бумажные оригиналы, а возможность атрибутивного, контекстного и полнотекстового поиска обеспечивают оперативный доступ к документам.
РЕЗУЛЬТАТЫ
автоматизация ключевых процессов отдела кадров по формированию и ведению картотеки личных дел;
удобный поиск и визуализация информации, сокращение времени обработки запросов документов;
снижение затрат рабочего времени сотрудников на подготовку статистики и отчетности.